Contabilizar facturas pendientes de recibir o formalizar
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Ejemplos de redacción de facturas
La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.
Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.
Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).
Plantilla de correo electrónico de factura pagada
Una cuenta por pagar se registra en el libro auxiliar de cuentas por pagar en el momento en que una factura se valida para el pago. Comprobado, o comprobado, significa que una factura está aprobada para el pago y se ha registrado en el Libro Mayor o en el libro auxiliar de cuentas por pagar como un pasivo pendiente, o abierto, porque no se ha pagado. Las cuentas por pagar se suelen clasificar como cuentas por pagar comerciales, es decir, cuentas por pagar por la compra de bienes físicos que se registran en el inventario, y cuentas por pagar de gastos, es decir, cuentas por pagar por la compra de bienes o servicios que se registran como gastos. Ejemplos comunes de gastos por pagar son la publicidad, los viajes, el ocio, el material de oficina y los servicios públicos. Los pagos a cuenta son una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes, permitiéndoles pagar por un producto o servicio después de haberlo recibido. Los proveedores ofrecen diversas condiciones de pago para una factura. Las condiciones de pago pueden incluir la oferta de un descuento por pagar una factura en un número determinado de días. Por ejemplo, las condiciones del 2%, neto 30 significan que el pagador descontará el 2% de la factura si el pago se realiza en 30 días. Si el pago se realiza el día 31, se paga el importe total. Esto también se conoce como 2/10 neto 30.[3]
Ejemplo de factura adjunta por correo electrónico
Cobrar, y cobrar rápido, es la columna vertebral de cualquier negocio de éxito, pero facturar no siempre es tan sencillo o fácil como podría ser. Vamos a desglosar la finalidad, los elementos clave y las distintas formas de facturar para su empresa, de modo que pueda dominar esta importante herramienta y seguir adelante con su éxito.
En pocas palabras, una factura es un recibo, un documento que envías cuando alguien te debe un pago. Es lo que envías a un cliente cuando hay un saldo pendiente de pago por artículos que has vendido o servicios que has prestado. El significado formal (pero claro y útil) de factura, según el diccionario Merriam-Webster Collegiate Dictionary, es «una lista detallada de los bienes enviados que suele especificar el precio y las condiciones de venta».
Las facturas tienen una función importante tanto para el remitente como para el destinatario. Para el remitente, son una forma de acelerar el pago notificando al comprador el saldo pendiente. Para el receptor, reflejan los costes de forma organizada y detallada. También son importantes para llevar un registro, en ambos lados del negocio.
Ejemplo de mensaje de factura
Una factura, una factura y un recibo: probablemente todos estos son documentos de los que has oído hablar, pero es posible que no conozcas las sutiles diferencias que hacen que sean exactamente lo que son. Así que vamos a echar un vistazo a cada uno de ellos para que tengas claro a qué documentos debes referirte cuando lo necesites y aprendas la diferencia entre una factura, una factura y un recibo. Echa un vistazo a nuestra definición de factura antes de leer este artículo si necesitas aprender qué es una factura antes de leer esto.
Una factura es una lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados, junto con la cantidad de dinero que se debe por cada partida, y la cantidad total de dinero que se debe. Una factura se envía del facturador al cliente, con la esperanza de que se le pague en un plazo determinado.
Una factura es algo que usted, como cliente, debe pagar. Una factura se parece a una factura en el sentido de que contiene la lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados, junto con la cantidad de dinero que se debe por cada artículo y la cantidad total que se debe. Sin embargo, cuando se recibe una factura, se introduce como una cuenta que se debe. En otras palabras, se envía una factura y se recibe una factura.
