Cuenta contable proveedores facturas pendientes de recibir

Facturas de proveedores

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Las cuentas por pagar (AP) son una cuenta dentro del libro mayor que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo a sus acreedores o proveedores. Otro uso común de «AP» se refiere al departamento o división empresarial que es responsable de realizar los pagos que la empresa debe a los proveedores y otros acreedores.
El saldo total de las cuentas por pagar (AP) de una empresa en un momento determinado aparecerá en su balance en la sección de pasivo corriente. Las cuentas por pagar son deudas que deben pagarse en un periodo determinado para evitar el impago. A nivel corporativo, las cuentas por pagar se refieren a los pagos de deudas a corto plazo que se deben a los proveedores. La cuenta por pagar es esencialmente un pagaré a corto plazo de una empresa a otra empresa o entidad. La otra parte registraría la transacción como un aumento de sus cuentas por cobrar por el mismo importe.

Factura de proveedor frente a factura de cliente

Las cuentas por pagar y su gestión son un proceso empresarial fundamental a través del cual una entidad gestiona eficazmente sus obligaciones de pago. Las cuentas por pagar son el importe que una entidad debe a sus vendedores/proveedores por los bienes y servicios recibidos. Para explicarlo mejor, una vez que una entidad hace un pedido de bienes y lo recibe antes de realizar el pago correspondiente, debe registrar un pasivo en sus libros de cuentas basado en el importe de la factura. Este pasivo a corto plazo debido a los proveedores, vendedores y otros se denomina cuentas por pagar. Una vez que se realiza el pago al proveedor por las compras impagadas, el importe correspondiente se reduce del saldo de las cuentas a pagar.
Si hay un doble registro de un gasto u omisión de una factura concreta, los estados financieros no informarán de las cantidades correctas y la pérdida será enorme cuando las cifras implicadas sean grandes. Por lo tanto, es necesario registrar correctamente el gasto y hacer un seguimiento del pago.
Cada entidad tendrá un departamento de cuentas por pagar y su estructura depende del tamaño de la empresa. La sección de cuentas por pagar se establece en función del número probable de proveedores y prestadores de servicios, el volumen de los pagos que se procesarían durante un periodo de tiempo y la naturaleza de los informes que necesitaría la dirección. Por ejemplo, una entidad pequeña con un número menor de transacciones de compra requeriría un proceso básico de cuentas por pagar.

Asiento de factura de compra

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Ejemplo de manual de política y procedimientos de cuentas por pagar

Una factura de compra se recibe contra el pedido original y se contabilizará automáticamente con los valores que aparecen en la pantalla del pedido. Por lo tanto, es importante que los precios y las cantidades del pedido coincidan exactamente con los detalles de la factura recibida del proveedor.
Un proveedor puede tener facturas en varias monedas si cambia la moneda en su registro antes de añadir un pedido, o cuando se añaden pedidos para contactos secundarios de una empresa que tienen monedas diferentes (todas las facturas son contra el contacto principal). Una cuenta de proveedor con facturas en múltiples monedas tendrá un saldo separado para cada moneda.
Las facturas de proveedores pueden utilizarse para crear la contabilidad de una factura recibida de un proveedor. No crea ningún registro de devolución visible y no permite imprimir un documento de crédito. Creará un diario contable de tipo PI y actualizará la cuenta del proveedor con el saldo de la factura. Este proceso puede utilizarse para registrar elementos como las facturas de teléfono, gas y electricidad.