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Procesamiento de facturas de basware

Debe haber completado satisfactoriamente el período de prueba como empleado de contabilidad I; o poseer un diploma de escuela secundaria o un certificado G.E.D. más cursos de nivel universitario en contabilidad de matemáticas comerciales o contabilidad, seis (6) meses de experiencia realizando funciones de contabilidad/contabilidad con aplicaciones de procesamiento de datos. También se aceptará cualquier combinación equivalente de educación, formación y experiencia.
Conocimiento de las operaciones y procedimientos de procesamiento de datos. ? Conocimiento de los principios, prácticas y procedimientos de la contabilidad administrativa. ? Conocimientos de matemáticas e inglés comercial. ? Conocimiento de las prácticas y procedimientos de oficina estándar y de los sistemas y equipos de oficina automatizados. ? Habilidad para identificar y resolver problemas de contabilidad dentro de una unidad automatizada. ? Destreza en la realización de la evaluación de datos, el cálculo de análisis y el procesamiento. ? Capacidad para utilizar el teclado de 10 teclas. ? Capacidad para realizar cálculos matemáticos con rapidez y precisión. ? Capacidad para tratar con cortesía a otros empleados y al público. ? Capacidad para realizar investigaciones y resolver consultas y problemas. ? Capacidad para aprender técnicas y procedimientos de contabilidad administrativa. ? Capacidad para mantener registros financieros rutinarios y preparar/completar memorandos, cartas y formularios rutinarios. ? Capacidad para comprender y seguir instrucciones verbales y escritas de rutina. ? Capacidad para mantener registros financieros rutinarios y preparar informes y declaraciones. ? Capacidad para entender las leyes y códigos del Condado. ? Capacidad para comunicarse eficazmente tanto oralmente como por escrito. ?

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La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos exclusivos basados en el tipo o el importe de la transacción.
Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.
Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).

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La función de cuentas por pagar gestiona el procesamiento de las facturas de los proveedores, desde la recepción de la factura, pasando por la codificación y las aprobaciones, hasta que el pago se contabiliza en el sistema ERP o financiero y está listo para el pago. Hay dos tipos principales de facturas de proveedores: las facturas basadas en pedidos de compra, también llamadas facturas PO, y las facturas no PO o facturas de gastos. Descubra las diferencias entre estos dos tipos y por qué el proceso de aprobación de facturas será diferente según el tipo.
La diferencia entre las facturas con pedido y las que no lo son radica en la compra que generó la factura. Cuando existe un proceso de solicitud de compra, la compra será desencadenada por una orden de compra (PO) preaprobada que se envía al proveedor. En el caso de las compras realizadas fuera del proceso de compra regulado, el proveedor enviará una factura que no es de pedido, también llamada factura de gastos.
Una factura PO debe incluir el número de orden de compra y los detalles de los bienes o servicios suministrados según lo acordado entre el comprador y el proveedor. Al llegar a cuentas por pagar, la factura de pedido se cotejará con la orden de compra para asegurarse de que todos los detalles se corresponden. En la mayoría de los casos, las empresas realizarán un cotejo de facturas a tres bandas para verificar que los detalles de la factura de pedido coinciden con el pedido de compra y con la entrada de mercancías registrada en el sistema de compras o ERP tras la recepción de los bienes o servicios. Las facturas de pedidos suelen incluir facturas de compras de material directo.

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Las empresas de todo el mundo basan sus operaciones en el ciclo de gastos y el ciclo de ingresos. El proceso de cuentas por pagar se enmarca en el ciclo más amplio de gastos y compras. Este flujo de trabajo incluye una serie de pasos contables esenciales necesarios para completar una compra cuando se realiza un pedido y el cliente recibe el producto o servicio deseado, así como las mejores prácticas relacionadas con esas actividades.
El ciclo completo del proceso de cuentas por pagar incluye la captura de datos de las facturas, la codificación de las mismas con la cuenta y el centro de costes correctos, la aprobación de las facturas, la correspondencia de las facturas con las órdenes de compra y la contabilización para los pagos. El proceso de cuentas por pagar es sólo una parte de lo que se conoce como P2P (procure-to-pay). El P2P abarca el ciclo que va desde la adquisición y el procesamiento de las facturas hasta el pago a los proveedores. La automatización de las cuentas por pagar agiliza estos pasos y garantiza un mayor nivel de precisión en cada etapa del flujo de trabajo.
El ciclo básico de las cuentas por pagar incluye tres documentos importantes: la orden de compra (PO), el informe de recepción (o entrada de mercancías) y la factura del proveedor. Para iniciar una compra, el departamento de compras de una organización envía un pedido a un proveedor que incluye la mercancía solicitada, la cantidad y el precio para activar un pedido. A continuación, cuando la empresa recibe la mercancía, un informe de recepción documenta el envío, incluyendo cualquier daño o discrepancia de cantidad. El proveedor envía la factura para solicitar el pago de los bienes o servicios prestados. El departamento de cuentas por cobrar recibe las facturas de los proveedores y comienza el proceso de gestión de facturas.